5 METER HØJ BOG, SILENT DJ, BODEGA & PIMP’YOUR’GIN

FIRMAFEST – 1600 GÆSTER

  • Antal gæster: 1.600
  • Venue: Øksnehallen, KBH
  • Projektleder: Emilie Gylden

Ankomst, middag & danseshow

Der er mange ting man kan sige om den her dejlige fest, men kort sagt så gik det ud på at alle skulle føle sig værdsat og have et frirum fra hverdagens travlhed. Gæsterne ankom i alt fra busser og fly til limousiner.

Limousinerne var sat ind, fordi et par af vores heldige gæste havde vundet den sensationelle ankomst ved at deltage i konkurrencer i vores fest app. I appen kunne gæsterne også holde sig opdateret på alt praktisk info lige fra bordplan til flyafgange.

Inden gæsterne blev bud på en lækker middag med dertilhørende underholdning af aftenens vært Vivian McKee, skulle de igennem den 5 meter høje bog vi havde bygget op i velkomstområdet, som en tro kopi af den bog gæsterne senere på ugen skulle have udleveret.

Middagen blev afsluttet med et danseshow, der hyldede alle de 6 forskellige lande der var repræsenteret til festen.

Meget mere end bare en bar

Efter middagen åbnede baristaen sin kaffebar hvor gæsterne kunne få en kop kaffe med deres eget ansigt printet i skummet. Der åbnede en hyggelig bodega bar med alt hvad der tilhører og til dem der var mere til Gin og Tonic end til fadøl, 

åbnede en DIY-bar der med sin 9 meter lange plantevæg havde et  “Pimp Your Drink” område,  hvor man kunne pynte sin drink med diverse krydderurter, sugerør, pynt, frugter m.m.

Queen MachinE & natmad

Ud på natten fik vi besøg af Queen Machine på hovedscenen og de farverige silent dj høretelefoner blev tændt i DIY-baren.

Til lyden af “Bohemian Rhapsody” åbnede 6 forskellige foodtrucks, hvor gæsterne kunne holde en velfortjent dansepause med lidt natmad inden der skulle danses videre.

Hvad vi hjalp med?

Transport

  • Koordinering af flytransport
  • Koordinering af bustransport
  • Koordinering af shuttlebusser
  • Koordinering af limousiner

praktik

  • Udarbejdelse af floorplans
  • Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
  • Udarbejdelse af evakueringsplaner

Forplejning

  • Koordinering af allergier til 100 gæster
  • Udarbejdelse af skræddersyet menu
  • Koordinering af personalemad

Tematisering

  • Opbygning af velkomstområde
  • Rygeområde med rygerjakker, tæpper, ligthere og tyggegummi
  • Toiletter med dufte, make-up, blomster og hygiejne genstande
  • Kaffelounge med baristaer
  • Opbygning af Bodega bar
  • Opbygning af "pimp-your'-gin" bar

app

  • Udvikling af skræddersyet app
  • Koordinering af konkurrencer
  • Opsætning af push-beskeder
  • Alt info samlet i en app
  • Personlig billet i appen

underholdning

  • Booking af artister
  • Opfyldning af riders
  • Opbygning af greenrooms
  • Koordinering af teknik, lyd og lys

personale

  • Booking af vagter
  • Booking af og briefing af fotografer
  • Booking af og briefing af videografer
  • Booking af samaritter
  • Booking og koordinering af servicepersonale

Tilmeldings site

  • Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
  • Skræddersyet tilmelding
  • Indscanningssystem til festen
  • Grafer og evaluering af no-shows
  • Alt information samlet her
  • Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål

Overnatning

  • Hotelbooking til gæster
  • Hotelbooking til kunstnere og dansere
  • Hotelbooking til personale

FlexEvent ApS

Tlf. 70 70 25 30

Niels Ebbesens Vej 16, 1911 Frederiksberg

Luk menu