BIRTHE KJÆR, 10.000KVM TEMAFEST & EN SØ INDENFOR

FIRMAFEST – 1800 GÆSTER

Se flere cases
  • Antal gæster: 1.800
  • Venue: Lokomotivværkstedet, KBH
  • Projektleder: Mie Wang

10.000KVM TEMAfest

I april 2018 blev der på Lokomotivværkstedet i København afholdt en gennemført temafest, hvor vi havde forvandlet de rå haller til en asiatisk restaurant med 300 håndmalede rispapirlamper, en amerikansk restaurant med 4 ægte amerikanerbiler, en italiensk restaurant med marmor springvand og 25 ægte oliventræer, en cubansk bar med 55 palmer.

Hele herligheden var ledsaget med en 20 meter lang indendørs sø, lygtepæle og københavner bænke.

Appen

Gæsterne havde i ugerne inden festen downloadet vores fest app. Her kunne de følge med i alt det praktiske omkring festen i forhold til transport, overnatning m.m.

I appen kunne de også gætte med på spørgsmål, der var relateret til festen og vinde en flaske champagne til at dele med bordet på festaftenen.

Velkomst og en dejlig middag

Da gæsterne ankom til festen blev de mødt af vores søde personale, som gav dem deres personlige armbånd.

Dette kunne de bl.a. bruge til at aflevere deres overtøj og tasker i garderoben, og let få det tilbage igen, når aften var omme, uden at skulle huske på små nummer lapper.  

Underholdning til enhver smag

Gæsterne blev efter middagen underholdt af både Birthe Kjær og Nik & Jay, som bød hele selskabet op til dans og fællessang.

Barerne med smarte bottoms up fadøl åbnede, hvor man kunne skænke sig selv en fadøl uden at spilde en dråbe. Samtidig åbnede silent disco, hvor alle de dansende blev udstyret med hørebøffer og kunne nyde musik fra 3 forskellige DJ’s.

Herudover kunne man bestille lækre drinks via iPads, som sikrede den hurtige betjening af alle gæster.  

Sidst på aftenen åbnede street food gaden med 6 forskellige street food vogne. Her kunne gæsterne få natmad, inden de tog hjemad.   

Hvad vi hjalp med?

Transport

  • Koordinering af bustransport fra hele landet
  • Koordinering af shuttlebusser til og fra hoteller og station

Overnatning

  • Hotelbooking til gæster
  • Hotelbooking til personale

praktik

  • Udarbejdelse af bordplan ud fra kundens ønsker
  • Udarbejdelse af floorplans
  • Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
  • Udarbejdelse af evakueringsplaner

Tematisering

  • Opbygning af velkomstområde
  • Rygeområde med rygerjakker, tæpper, ligthere og tyggegummi
  • Toiletter med dufte, make-up, blomster og hygiejne genstande
  • Design af 3 tema restauranter
  • Design af 3 temabarer

app

  • Udvikling af skræddersyet app
  • Koordinering af konkurrencer
  • Opsætning af push-beskeder
  • Alt info samlet i en app
  • Personlig billet i appen

underholdning

  • Booking af artister
  • Opfyldning af riders
  • Opbygning af greenrooms
  • Koordinering af teknik, lyd og lys

personale

  • Booking af vagter
  • Booking af og briefing af fotografer
  • Booking af og briefing af videografer
  • Booking af samaritter
  • Booking og koordinering af servicepersonale

Tilmeldings site

  • Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
  • Skræddersyet tilmelding
  • Indscanningssystem til festen
  • Grafer og evaluering af no-shows
  • Alt information samlet her
  • Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål

Forplejning

  • Koordinering af allergier til 100 gæster
  • Udarbejdelse af 3 skræddersyet menu
  • Koordinering af personalemad
  • Opbygning af 3 forskellige køkkener

FlexEvent ApS

Tlf. 70 70 25 30

Niels Ebbesens Vej 16, 1911 Frederiksberg