COLDPLAY ARMBÅND, 100 DANSERE & ANDERS BREINHOLT

FIRMAFEST – 2700 GÆSTER

Se flere cases
  • Antal gæster: 2.700
  • Venue: Lokomotivværkstedet, KBH
  • Projektleder: Emilie Gylden, Sascha Nitz & Mie Wang

Fest appen

I april 2016 blev der på Lokomotivværkstedet i København afholdt en stor firmafest. Gæsterne havde i ugerne inden festen downloadet en app, hvor de kunne følge med i alt det praktiske omkring festen: hvor de skulle sidde, om deres bus kom til tiden og andet praktisk.

Derudover kunne de holde sig opdateret med blogindlæg bl.a om hvordan man er en god bordherre, hvilke dufte der er oppe i tiden, hvordan man undgår ømme fødder på dansegulvet og meget mere. 

På den måde kunne gæsterne gå og forberede sig og glæde sig til den store dag.

En uventet velkomst

Da gæsterne ankom til festen, blev de mødt af et kæmpe velkomstområde. Her kunne gæsterne klæde om og få en makeover af både negledamer, frisører, barberer og skopudsere. Der blev også tilbudt “sy og stryg”, hvis skjorten var blevet lidt krøllet på busturen undervejs.

Coldplay armbånd & flashmob

Under middagen blev gæsterne underholdt af Anders Breinholt. Da alle var mætte, blev dansegulvet skudt i gang med en stor flashmob, hvor danserne og alle gæsterne havde lysende armbånd på. Et koncept tidligere set til Coldplays koncerter, men som ellers aldrig er blevet brugt før i Danmark.

Den ene artist efter den anden

Artisterne rullede ind og her var der musik fra Festmaskinen, Scarlet Pleasure, Carpark North og Rasmus Seebach.

Barerne åbnede og her kunne man foruden almindelig ølbar og cocktailbar finde en kaffebar med baristaer, en bodegabar og en bubbles-bar med champagne i forskellige afskygninger.

Kl. 02.00 kunne natteravnene trække sig over i en stor natklub, hvor der var lounge DJ og Phlake spillede.

Hvad vi hjalp med?

Transport

  • Koordinering af bustransport fra hele landet
  • Koordinering af shuttlebusser til og fra hoteller og station

Overnatning

  • Hotelbooking til gæster
  • Hotelbooking til personale
  • Hotelbooking til kunstnere

praktik

  • Udarbejdelse af bordplan ud fra kundens ønsker
  • Udarbejdelse af floorplans
  • Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
  • Udarbejdelse af evakueringsplaner

Tematisering

  • Opbygning af velkomstområde
  • Rygeområde med rygerjakker, tæpper, ligthere og tyggegummi
  • Toiletter med dufte, make-up, blomster og hygiejne genstande
  • Design af 3 temabarer

app

  • Udvikling af skræddersyet app
  • Koordinering af konkurrencer
  • Opsætning af push-beskeder
  • Alt info samlet i en app
  • Personlig billet i appen

underholdning

  • Koordinering af flashmob
  • Booking af artister
  • Opfyldning af riders
  • Opbygning af greenrooms
  • Koordinering af teknik, lyd og lys

personale

  • Booking og koordinering af 100 dansere
  • Booking af vagter
  • Booking af og briefing af fotografer
  • Booking af og briefing af videografer
  • Booking af samaritter
  • Booking og koordinering af servicepersonale

Tilmeldings site

  • Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
  • Skræddersyet tilmelding
  • Indscanningssystem til festen
  • Grafer og evaluering af no-shows
  • Alt information samlet her
  • Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål

Forplejning

  • Koordinering af allergier
  • Udarbejdelse af skræddersyet menu
  • Koordinering af personalemad

FlexEvent ApS

Tlf. 70 70 25 30

Niels Ebbesens Vej 16, 1911 Frederiksberg