FOODTRUCKS, BUESKYDNING, FÆGTNING & NITROGEN IS

SOMMERFEST – 600 GÆSTER

Se flere cases
  • Antal gæster: 600
  • Venue: Egeskovslot, Fyn
  • Projektleder: Mie Wang

EN SÆRLIG ANLEDNING

I 2018 skete der rigtig mange gode ting for DHL: De blev anerkendt som Danmarks Bedste Arbejdsplads, HUB of the Year og Country Of The Year i hele DHL koncernen. Vi er meget stolte over at få lov til at give deres seje medarbejdere den forkælelse og de oplevelser, de fortjener.

I juni 2018 rykkede vi ind på Egeskovs eventplæne og forvandlede den til en vaskeægte DHL legeplads. Her blev de flittige medarbejdere mødt af alt fra minigolf, segway, bueskydning og lerdueskydning til fægtning og bordfodbold.

En ægte DHL velkomst

Gæsterne blev ved hovedindgangen til Egeskov mødt af vores søde personale, som i dagens anledning var iklædt DHL poloer.

Her fik de udleveret et særligt armbånd, som gav dem adgang til hele det DHL område, vi havde bygget til dem.

Armbåndet gav også adgang til Egeskovs fortryllende faciliteter som slottet, labyrinten, hængebroer i træerne og veteranbiler.

Fra hovedindgangen blev gæsterne ført gennem Egeskov parken af DHL flag og FlexEvent personale, op til eventplænen, hvor der ventede dem en sand DHL oplevelse. Her blev de mødt af rød løber, DHL flag i alle flagstænger, og ledelsen, der klappede samtlige 300 medarbejder gennem den fine DHL port.

Med gæsternes interesser for øje

Efter velkomsten i det store telt, var der fri leg i hele DHL området til tonerne af Bossanova Band, som spillede live musik hele dagen. Om aftenen overtog DJ’en og spillede op til sjov til selskabets danseglade folk.

Gæsterne var selvfølgelig også velkomne til at benytte sig af Egeskovs’ flotte faciliteter, som de havde lyst.

Gennem hele dagen kunne gæsterne spise og drikke fra vores øl/vand vogn med DHL brandet glas, 4 forskellige Gourmet Food trucks, kaffevogn og isvogn med is lavet med nitrogen.

TOMBOLA & VM FODBOLD

Derudover administrerede vi årets tombola, hvor indtjeningen gik ubeskåret til Kræften Bekæmpelse.

Og da vi var midt i et VM i fodbold, var der naturligvis sat en storskærm op, dagens samtlige kampe blev vist for de fodboldglade gæster, der var med.
Vi sluttede dagen af med at Danmark vandt over Peru, og gæsterne blev kørt glade, mætte og trætte hjem.

Hvad vi hjalp med?

Transport

  • Koordinering af bustransport fra hele landet
  • Koordinering af shuttlebusser til og fra hoteller og station

underholdning

  • Booking af artister
  • Koordinering af scene, lyd og lys
  • Booking af Bossanova band

praktik

  • Udarbejdelse af floorplans
  • Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
  • Udarbejdelse af evakueringsplaner
  • Indhentning af tilladelse til lerdueskydning

personale

  • Booking af vagter
  • Booking af og briefing af fotografer
  • Booking af og briefing af videografer
  • Booking af samaritter
  • Booking og koordinering af servicepersonale

Tilmeldings site

  • Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
  • Skræddersyet tilmelding
  • Indscanningssystem til festen
  • Grafer og evaluering af no-shows
  • Alt information samlet her
  • Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål

Forplejning

  • Booking og koordinering af food trucks
  • Koordinering af personalemad

FlexEvent ApS

Tlf. 70 70 25 30

Niels Ebbesens Vej 16, 1911 Frederiksberg